Mulai Belajar Microsoft Access

Hampir semua komputer pengguna akrab dengan Microsoft Office; Tapi, bagi banyak orang, kantor berarti Excel, Word dan PowerPoint. Microsoft Access tetap tertutup buku untuk banyak orang yang menemukan antarmuka sedikit lebih menakutkan daripada tiga program lain.

Microsoft Access digunakan untuk membangun database, koleksi dari data yang disimpan dalam cara yang terstruktur dan terorganisir. Database pertama yang Anda membangun mungkin akan menyimpan data yang cukup sederhana seperti nama dan alamat kontak atau klien. Ketika Anda menjadi berpengalaman dengan menggunakan akses, Anda mungkin mendapatkan lebih kompleks database memegang rincian tentang perusahaan Anda pemasok, klien dan stok barang. Jika Anda ingin memulai dengan Microsoft Access, ada mungkin lima unsur kunci yang akan Anda butuhkan untuk sampai ke genggaman dengan sebelum akses mulai masuk akal: tabel, hubungan, permintaan, bentuk dan laporan.

Tabel adalah repositori di mana data Anda benar-benar berada. Setiap meja adalah dua dimensi struktur yang terdiri dari baris dan kolom. Setiap kolom mewakili lapangan, satu kategori informasi sementara setiap baris mewakili catatan atau item data.

Dalam sebuah database, tabel memiliki hubungan dengan satu sama lain yang dibuat oleh menghubungkan pasang tabel menggunakan “bergabung”. Ini adalah di mana istilah database relasional berasal dari. Hubungan yang dibuat di jendela hubungan menggunakan sederhana drag dan drop teknik dan akses menampilkan hubungan menggunakan simbol grafis yang berguna.

Query menggunakan standar Query Language (SQL) untuk memungkinkan Anda untuk mengekstrak data dari tabel Anda cocok dengan kriteria apapun terkait. Sebagai contoh, dalam tabel klien, Anda mungkin membuat permintaan yang mengembalikan semua klien di London. Ketika Anda melihat hanya query London klien akan dicatatkan; tapi daftar lengkap klien tetap utuh dalam tabel.

Peran bentuk, di sisi lain, adalah untuk memasukkan informasi ke dalam tabel. Meskipun dimungkinkan untuk memasukkan data langsung ke tabel menggunakan datasheet menyerupai Excel spreadsheet, ini bisa menjadi sedikit rumit; terutama di mana terdapat banyak kolom dalam tabel. Menciptakan bentuk-bentuk memungkinkan Anda untuk menyediakan cara yang user-friendly untuk berinteraksi dengan data Anda.

Dengan laporan, Anda akan mampu menyiapkan data dalam tabel dan permintaan untuk dicetak. Menyiapkan laporan ini sering sangat mirip dengan merancang bentuk; tapi laporan menawarkan beberapa fitur untuk meringkas data yang tidak ditemukan dalam bentuk.