Cara Menulis Surat Pengaduan

Apakah berurusan dengan perusahaan penerbangan, perusahaan jasa, atau pembuat produk dan penjual, setiap konsumen pasti akan memiliki pengalaman dengan pedagang yang kurang dari sempurna. Dalam beberapa kasus, sifat ekstrim ketidakpuasan pelanggan dapat menuntun mereka ingin membuat perusahaan yang bersangkutan menyadari ketidakpuasan mereka. Ketika ini terjadi, cara terbaik dan paling efektif untuk berkomunikasi kurangnya kepuasan sering dalam surat pengaduan. Apa cara terbaik untuk menyusun surat yang efektif yang akan meyakinkan audiens Anda untuk membuat reparasi untuk pengalaman negatif dengan perusahaan mereka?

1. Mulailah dengan kalimat pembuka sederhana yang mengkomunikasikan ketidakpuasan Anda dan menyebutkan alasan tertentu mengapa hal ini terjadi. “Pelayan saya di restoran Anda menjatuhkan nampan makanan pada saya dan merusak kemeja terbaik saya,” atau “Saya kecewa bahwa kupon saya tidak diterima, karena tidak berakhir sampai minggu depan,” akan cara yang baik untuk memulai huruf.

2. Jelaskan dampak bahwa layanan yang buruk atau produk terhadap Anda, dan konsekuensi Anda harus berurusan dengan: “RUU dry cleaning saya biaya 14 kg,” atau “Saya tidak mampu membeli item saya harus datang untuk membeli.” Jika orang lain telah dipengaruhi, menyebutkan ini juga. Pastikan untuk menyatakan konsekuensi dari situasi, bahkan jika mereka hanya berarti bahwa Anda merasa canggung di depan pelanggan lain.

3. Katakan kepada mereka apa yang akan membuatnya lebih baik. “Saya berpikir bahwa perusahaan Anda harus membayar untuk dry cleaning saya,” atau “Saya percaya Anda harus memberi saya diskon.”

3a. Jangan biarkan di situ! Ini mungkin terdengar mengejutkan, tetapi banyak perusahaan akan memberi Anda LEBIH dari yang Anda pikirkan mereka biasanya akan menawarkan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan ponsel mungkin tidak hanya pengembalian tagihan atas bermuatan, tetapi memberikan beberapa kredit terhadap tagihan berikutnya! Tunjukkan bagaimana nyaman insiden itu membuat situasi untuk Anda dan menggambarkan upaya yang telah Anda buat untuk mengejar kompensasi, kemudian mencoba mendorong keberuntungan anda untuk kompensasi yang lebih tinggi – mungkin anda akan mendapatkan kejutan yang menyenangkan! Juga, karena banyak perusahaan akan mencoba untuk membuat Anda counter-menawarkan, meminta kompensasi yang sesuai dengan kerugian anda dapat mengakibatkan harus puas dengan jumlah yang lebih rendah.

4. Pertahankan nada sipil. Anda mungkin marah, tetapi mempertahankan nada, keren profesional dalam surat Anda akan membuat Anda jauh dari satu yang menggunakan bahasa kasar untuk membuat titik.